Forkortelser:
AD= Administrerende direktør
AE = Astrid Eidsvik
DH = Daniel Haga
HMN = Helse Midt-Norge
HMR = Helse Møre og Romsdal
NOTAT, skrevet og datert 20.12 etter at jeg er blitt kjent med at mailveksling mellom styreleder i HMR og avgått AD i HMR vil være en del av svar på innsynsbegjæringer. Jeg er kjent med at mitt navn er trukket inn i en av de nevnte mailer og notatet er ment som et tilsvar dersom det skulle bli aktuelt.
For at mine svar til styreleder Stein Kinserdal pr telefon den 3.12. skal bli satt inn i den konteksten de hører hjemme, må jeg ta med det «bakteppet» jeg hadde i forhold til arbeidet med styresaken om idefaserapporten herunder tomtevalget da jeg ble oppringt 3.12.
Mitt «bakteppe» når henvendelsen om adm.dirs sluttavtale kommer pr telefon 3. desember:
Møtet 27.11 i Ålesund
Hensikten med møtet er å sondere mulighetene for at de to ADer (AE i HMR og DH i HMN) kan komme fram til samme innstilling til vedtak i styresaken om idefaserapporten, da spesielt i forhold til tomtevalg for SNR (Sykehuset i Nordmøre og Romsdal)
Møtet forløper i grove trekk som følger:
AE legger fram de kriterier hun tillegger størst vekt i valget og tilkjennegir at hun har falt ned på Storbakken.
DH legger fram hvilke kriterier han vektlegger og tilkjennegir at han trekker i retning Opdøl, men at det er gode argumenter for begge plasseringene.
Det diskuteres litt rundt begge ADers kriterier og vurderinger, men de ser ikke ut til å komme særlig nærmere hverandre mht konklusjoner.
AE påpeker i løpet av møtet at det er HMR som har arbeidet mest med denne saken og hun stiller følgende spørsmål: «Dersom du og jeg Daniel er uenige, hvem av oss to skal da gi seg?» Hun gir uttrykk for at etter hennes mening bør HMRs vurderinger stå sterkere enn HMNs vurderinger da HMR har jobbet mye/lenge og alene med saken. DH repliserer med at han ser argumenter for begge tomter, men at p.t. går hans vurdering i favør av Opdøl.
I og med at DH signaliserer at han ser argumenter for begge tomtevalgene prøver undertegnede å etablere et klima for at de to ADene skal ta en ny runde og se om det er mulig for de to å nærme seg hverandre, men det avvises av AE – hun uttrykker at hun ikke er åpen for å diskutere Opdøl som alternativ.
Da er det bare å konstatere at de to ADene har ulike syn og det konkluderes med at DH tar en telefon til sin styreleder for å samtale om status. DH snakker med sin styreleder og sier deretter at han fortsatt er der at Opdøl er det alternativet han vil innstille på og han gjøre noen refleksjoner rundt hvor han tror at RHF-styret står. Han poengterer at dette er hans personlige refleksjoner som ikke er basert på at han har kunnskap om RHF-styrets ståsted.
DH understreker at han verken har eller vil ha instruksjonsmyndighet overfor AE og at hun står fritt til å fremme sin egen innstilling – (han gjentar akkurat det samme i møtet 28.11)
AE ber om at vi får til et møte hvor hun får lagt fram sitt syn for styreleder i HMN. Slikt møte avtales påfølgende dag på Gardermoen hvor begge styreledere skal være tilstede.
Møtet 28.11. i Gardermoen
Møtet forløper ved at AE legger fram sine kriterier og begrunner sitt valg og det samme gjør DH. Deretter legger styreleder i HMN fram hvilke kriterier han tillegger størst vekt i tomtevalget. AE tilkjennegir at hun reagerer på at HMNs AD og styreleder har gjort seg opp en mening om saken før hun har fått presentert sin innstilling. AE stiller direkte spørsmål til styreleder i HMN om han som har relativt kort fartstid kan/bør ha en egen selvstendig oppfatning i saken. Min opplevelse var at hennes reaksjon i forhold til det prosessuelle går minst like mye på at RHFet vil gjøre egne selvstendige vurderinger som at det kan bli ulike tomtevalg det innstilles på. AE gjentar samme innlegg som hun hadde dagen før i forhold til at HMR HF har jobbet lengst/mest og alene i denne saken. DH svarer ut med å vise til at det aller meste av utredninger, rapporter osv har vært tilgjengelig en stund og at RHFet har et selvstendig ansvar for å gjøre sine vurderinger i saksgrunnlaget til RHF-styret som er tillagt beslutningsmyndigheten i denne typen saker.
Styreleder i HMR inntar gjennom hele møtet en nøytral posisjon og han tilkjennegir ikke hvilket tomtevalg han kommer til å falle ned på
På tampen av møtet tas det en mer formell gjennomgang av status og veien videre. Styrelederne uttrykker at når det nå ser ut til at de to ADene ikke kommer til å fremme samme tomtealternativ i sine innstillinger til vedtak, må de fortsette å jobbe med saken hver for seg på dette området. Det kommenteres også at det fortsatt er flere forhold knyttet til de respektive styresakene hvor det er behov for samarbeid på saksbehandlernivå.
Igjen gjentas det at de to ADene og styrenivåene har adskilte roller og at de to ADene på selvstendig grunnlag nå må fremme sine innstillinger.
Møtene 27.11 og 28.11 var krevende møter, men de ble gjennomført på saklig vis.
Tiden mellom 28.11 og 3.12
Min vurdering av situasjonen etter de to dagene var følgende: Forholdet mellom HMN og HMR er et RHF/HF- forhold (mor-datter). I saker av stor samfunnsmessig betydning er datter tillagt myndighet til å innstille til mor som er tillagt endelig beslutningskompetanse før oversendelse av saken til HOD (har vært styringsmodellen gjennom hele saksforberedelsene siden medio 2011). De to ADene har svart ut styreledernes bestilling om å forsøke å komme fram til samme tomtevalg i sine respektive innstillinger til vedtak. Det gikk ikke, nå må styresakene jobbes fram – de skal omfatte langt mer enn tomtevalg, vi har meget knapt med tid, nå må fokus rettes inn mot viktige premisser som må på plass for at HMN skal kunne fatte vedtak hvor idefaserapporten med tilhørende dokumenter blir godkjent som grunnlag for at HMR faktisk kan få gå i konseptfase. Dette var mitt fokus 3.12 da jeg ble oppringt av styreleder i HMR.
AEs ansettelsesavtale
I løpet av 3.12 ble jeg oppringt av styreleder i HMR som sier at han har fått en mail fra AE hvor hun ber om å få klarlagt fortolkningen av noen punkter i sin ansettelsesavtale. I 2011 var jeg prosjekteier for sammenslåingen av Helse Nord-Møre og Romsdal og Helse Sunn-Møre inntil AE ble ansatt som AD, slik at jeg kjente til bakgrunnen for hennes ansettelsesavtale hvor punkter knyttet til fratredelse var en del av avtalen. Jeg husket ikke punktene i avtalen i detalj og styreleder og jeg ble enige om at han kunne sende AEs mail til meg. Jeg erindret at vi ved utarbeidelsen av hennes ansettelsesavtale hadde lagt vekt på punktene knyttet til fratredelse da det hadde vært en del «oppstyr» knyttet til fallskjermer i andre deler av sektoren og at det hadde vært viktig for oss å etterleve statens retningslinjer for lederlønninger herunder betingelser knyttet til fratredelse. Mitt utgangspunkt når styreleder i HMR tar kontakt er at AE har en gyldig ansettelsesavtale med bestemmelser for fratreden som også gjelder dersom hun ønsker å fratre sin stilling som AD.
Jeg leser mailen fra styreleder og gjør følgende vurderinger:
AE er ikke tydelig på at hun ønsker å fratre ei heller hvilket tidspunkt hun ser for seg at det eventuelt skal skje, men hun holder åpent at det kan skje i løpet av «de nærmeste dagene».
Min forståelse av mailen er bl.a. at AE antyder at hun kan komme til å trekke seg som AD på et svært uheldig tidspunkt i forhold til en styresak av den aller største betydning for hennes HF og for helseregionen. Jeg så for meg et uoverstigelig kaos og at det nærmest kunne bli umulig å få saken behandlet på de to styrenivåene som planlagt og at alt arbeid som svært mange hadde brukt mye tid på ville bli påført et stort tap. Min kjappe risikovurdering var at konsekvensene av hennes avgang de nærmeste dagene ville bli betydelig og at vår mulighet for å sette inn kompenserende tiltak i forhold til å få styresaken gjennom de to styrenivåene på en måte som ville holde saken skadesløs, nærmest var lik null.
Mitt primære innspill til styreleder er at han må få AE til å stå gjennom desember. Jeg har møtene 27.11 og 28.11 friskt i minne, hun kan velge å innstille slik hun selv ønsker. Jeg skjønner at AE anser at det er en viss risiko for at det regionale leddet vil fatte et vedtak som ikke er i tråd med hennes innstilling, men den risikoen er alltid til stede når det er to styrenivå med ulik beslutningskompetanse.
Jeg vurderer at AE gjennom mailen mest sonderer forståelsen av ett bestemt punkt i avtalen og at hun reelt sett ikke har startet forhandlinger om en sluttavtale.
Min vurdering var at å skulle endre aldersbestemmelsen fra 62 år til 56 år ville være å strekke seg lenger enn det statens retningslinjer for lederlønninger gir som handlingsrom. I praksis ville det medført at AE skulle beholdt ADs lønnsbetingelser i en periode på ca 10 år.
I mellomtiden har jeg videresendt mailen fra styreleder (hvor mail fra AE er starten på mailrekka) til DH og fått følgende svar pr mail (nevnte mailer vil være en del av det som blir sendt ut som svar på innsynsbegjæringer)
DHs svar til undertegnede:
Min umiddelbare reaksjon er følgende:
Når jeg leser Astrid sitt oppspill, så definerer jeg dette som behov for avklaring i "beredskapsøyemed", og for å kunne trykke på knappen hvis situasjonen blir krevende.
Så litt om det faktiske spørsmålet som Stein ber om refleksjon rundt:
Her mener jeg vi bør opptre med stor raushet, og da spesielt hvis hun står over styremøtet. Hun har vært toppleder fra 2002.
Konkret mener jeg det bør være ok å tilby uendret lønn hvis hun går inn i en annen stilling. Så vil jo situasjonen og "støyen" omkring avgang avklare omdet å ha en annen stilling i HMR er mulig.
Når det gjelder de "føringene" om evt. konstituering, så er det mer å orientere om at vi kan bistå med et navn hvis dette kommer brått på. Kan du ta det med Stein på tlf?
Daniel
(slutt på tekst fra mail fra DH)
Jeg tar så telefonisk kontakt med styreleder i HMR for bl.a. å gi han mine vurderinger mht endring av aldersbestemmelsen i avtalen. Jeg hører ikke at styreleder reflekterer over at statens retningslinjer for lederlønninger også må tas hensyn til, derfor ser jeg behov for at en erfaren HR-ressurs kobles på saken. Jeg nevner da HMNs nylig avgåtte HR-direktør som en mulig rådgiver i saken. Jeg antar at dette kan være årsaken til at styreleder i sitt svar til AE skriver at «HMN vil ha et ord med i laget».
Jeg må understreke at jeg på dette tidspunktet ikke hadde gjort en grundig realitetsvurdering av statens retningslinjer for lederlønninger opp mot AEs ønske om å endre aldersbestemmelsen. Jeg anså heller ikke at AE reelt hadde sagt at hun kom til å trekke seg en av de nærmeste dagene. Ut fra teksten i AEs mail til styreleder vurderte jeg at AE etter en fratreden primært ønsket å fortsette i annen stilling i HMR og beholde samme betingelser som hun hadde som AD, altså å få endret aldersbestemmelsen i gjeldende avtale. Jeg reflekterte over at AE kanskje ønsket å slutte som AD uansett og at videre diskusjon mellom henne og styreleder nå ville gå ut på å komme fram til best mulige tidspunkt og ordninger for begge parter. Min veiledning/vurderinger til styreleder gikk på hvilket tidspunkt for fratredelse som ville gi AE det beste utgangspunktet for å kunne fortsette i en annen stilling i HMR HF.
Når det gjelder styreleders mail til AE og innholdet i denne blir jeg gjort kjent med at det finnes en slik mail og dens innhold tirsdag 16.12 på formiddagen.
Oppsummert:
Etter mitt syn var det i realiteten ingen forhandling mht sluttavtale. Jeg forsøkte å veilede mht at betingelsene for å få til en bedre avtale enn den AE allerede hadde kunne bli påvirket av omstendighetene rundt hennes fratreden. . Mitt primære ønske var at AE skulle fortsette som AD i det minste gjennom styrebehandlingene.
AE skiftet begrunnelse for sin fratreden fra den mailen hun sendte 2.12. og til hun fratrådte 4.12. Mellom hennes mail 2.12 og hennes fratreden 4.12. var det ingen kommunikasjon mht innstilling på tomtevalg mellom de to nivåene det jeg kjenner til.
Avslutning:
Jeg har ikke konferert med andre om innholdet i dette notatet. Det er utarbeidet før den juridiske vurderingen fra Thommesen foreligger. Det betyr at jeg innestår alene for vurderingene og dets innhold.
Trondheim, 20.12.14
Torbjørg Vanvik