Bakgrunnen for saken er at Nils E. Øy 9. april i år ba Fylkesmannen i Møre og Romsdal om å foreta lovlighetskontroll av et vedtak om lukking av formannskapsmøtet i Ørsta 27. mars.
Fylkesmannen sendte 2. juni en foreløpig melding der det ble opplyst at saken trolig ville bli avgjort i november 2014. Begrunnelsen for saksbehandlingstiden ble oppgitt å være «stor arbeidsmengde».
Kritikkverdig
Etter Sivilombudsmannens oppfatning er det kritikkverdig at det tok over to måneder før Nils E. Øy mottok noen form for tilbakemelding.
Ombudsmannen finner grunn til å minne om at det særlig er når arbeidssituasjonen er presset og saksbehandlingstiden er lang, at behovet for foreløpig svar er størst.
Ettersom Fylkesmannen erkjenner at saken ikke ble behandlet etter gjeldende rutiner og retningslinjer, og Øy nå har mottatt et foreløpig svar, avsluttes saken fra Sivilombudsmannens side.
Rekkefølge
Det går fram at hovedregelen er at fylkesmannen behandler sakene i den rekkefølgen sakene kommer inn.
Situasjonen har imidlertid medført at Fylkesmannen har valgt å prioritere viktige saker og saker med lovpålagt frist etter plan- og bygningsloven. Fylkesmannen har vært i kontakt med departementet om sine utfordringer knyttet til saksbehandlingstid, og arbeider for å forbedre situasjonen i andre halvdel 2014.
Forståelse
Sivilombudsmannen gir uttrykk for forståelse for at ressurssituasjonen fører til at fylkesmannen må foreta prioriteringer.
Men selv om fylkesmannen også behandler saker som er underlagt lovpålagte frister, må saksbehandlingstiden i denne saken sies å være for lang.
Les flere nyheter fra Søre og Nordfjord på smp.no
Demokrati
Det minnes om at avgjørelser om møter skal holdes for lukkede dører, er viktige av hensyn til demokrati, åpenhet i forvaltningen og tillit til forvaltningens avgjørelser.
De samme hensynene tilsier at spørsmålet om iverksettelse av lovlighetskontroll av avgjørelser om møteoffentlighet, bør avgjøres raskt.Dersom fylkesmannens saksbehandling tar for lang tid, vil anmodningen om lovlighetskontroll lett miste sin aktualitet og betydning, skriver Sivilombudsmannen.
Ikke komplekst
Sett med Sivilombudsmannens øyne, er spørsmål om det skal iverksettes lovlighetskontroll ikke et komplekst spørsmål, som i seg selv skulle tilsi lang saksbehandlingstid.
Sju måneder for å avgjøre om lovlighetskontroll vil bli iverksatt, innebærer en uforholdsmessig lang saksbehandlingstid, mener Sivilombudsmannen som legger til at klageren Nils E. Øy i denne perioden er avskåret fra muligheten til å klage over kommunens avgjørelse om møteoffentlighet til ombudsmannen.
Sivilombudsmannen forutsettes at fylkesmannen behandler saken innen den angitte tidsrammen, altså innen november 2014.
