Sunnmørsposten er kopimottaker på en rekke e-poster som startet med svar fra Statens vegvesen på spørsmål om bypakken i Ålesund og Brosundtunnelen.

Leif Magne Lillebakk i Statens vegvesen skrev til Tore Johan Øvstebø (leder i styringsgruppa for bypakken) at mye av arbeidet med bypakken må startes på nytt om Brosundtunnelen skal inn i trinn 1.

Deretter har Øvstebø, gruppeleder Øystein Tvedt i Høyre og Hallgeir Reiten (Uavh.) diskutert og argumentert i saka konkret.

Også administrasjonen ved rådmann og plan- og bygningssjef har vært kopimottakere av diskusjonen, sammen med politikere.

Er ikke journalført

– Alle e-poster skal journalføres hvis de kan defineres som saksdokumenter, noe disse dokumentene er. Henvendelsene kommer utenfra og er rettet til forvaltningen som ledd i den kommunale saksbehandlingen. Men at e-postene skal journalføres som saksdokumenter, betyr at de er regulert av Offentleglova, påpeker Gunnar Bodahl-Johansen, ekspert på dokument- og møteoffentlighet.

Når saksdokumenter blir journalført, havner de på kommunens postliste. Da kan medier, og befolkningen ellers, få innsyn i bakgrunnen for at politikerne stemmer som de gjør. Det er greit med diskusjon i forkant, under forutsetning av at e-postene ut og inn journalføres.

– Bodahl-Johansen har helt rett. Når rådmann eller andre i administrasjonen mottar slike dokumenter, også i kopiform, skal de journalføres på samme måte som all annen inngående post, og er gjenstand for innsyn etter Offentleglova. Men hvis ikke kommunen hadde mottatt kopi, hadde det selvsagt ikke vært noen journalføringsplikt eller innsynsrett. Politikere har fri adgang til å motta, sende eller videreformidle dokumenter og informasjon, uten at det går inn under Offentleglova. Den gjelder bare for det som kommer fram til, sendes ut fra eller utarbeides av kommunens administrasjon. Spørsmålet er om det er forsvarlig å drive slik utveksling av informasjon og synspunkter på utsiden av det kommunale apparatet, blir dermed et etisk eller politisk vurderingstema, mener jusprofessor Jan Fridthjof Bernt ved Universitetet i Bergen.

Begge har vurdert det konkrete innholdet i e-postene.

– Skal journalføres

Sunnmørsposten har vært i kontakt med arkivet og politisk sekretariat i Ålesund kommune med spørsmål rundt den manglende journalføringen.

Politisk sekretariat har vært i kontakt med Øvstebø som opplyser at Sunnmørsposten bevisst var på kopilista. Dette har ikke blitt journalført enda, men det skal gjøres.

– Vi vet ikke grunnen til at det ikke er gjort til nå, opplyser administrasjonen.

– Hvorfor er ikke saksbehandlingen av Brosundtunnelen/bypakken på e-post journalført, Øvstebø?

– Mailen ble sendt fra mobiltelefon. Burde likevel vært ordnet mandag denne uken. Svar ble sendt til alle gruppeledere og Sunnmørsposten med en gang det kom tirsdag. Begge mailer vil bli arkivert torsdag morgen, svarer Øvstebø.

Han er enig i at det er hensiktsmessig å journalføre e-postene før bystyremøtet i dag.