En elev ved den nå nedlagte Helland skole i Haram skal ha spurt etter et dokument, som ikke ble funnet. Senere undersøkelser har vist at en større andel av arkivet ikke er å finne – og at dette gjelder ved flere skoler. Nå skal det settes i gang undersøkelser for å få kontroll på hvor mange elevarkiv det er som mangler, samt å finne igjen arkivene til skolene i gamle Haram.

– Jeg ser det som særlig viktig at kommunen har god kontroll med sine arkiv. Dette er viktig for å sikre innbyggernes retter for framtida og for å kunne dokumentere kommunens praksis, sier ordfører Eva Vinje Aurdal.

Deler av et elevarkiv funnet på loftet

Til nå har undersøkelsene inkludert å sende ut spørreskjema til alle skoler i Ålesund. Dette har ført til et tips som ledet til loftet på gamle Helland skole, som nå er eid av Helland grendelag. Her ble administrative dokumenter, klasselister, fraværsprotokoller og klassedagbøker funnet.

– Vi kjenner ikke til at elevarkiv i dag er tilgjengelige for uvedkommende. Men vi mangler noen elevarkiv, og kjenner ikke til hva som har skjedd med disse. Når arkivverdig materiale ble funnet på et loft på en skole som vi ikke lengre eier, har disse vært på avveie, svarer Ålesund kommune etter spørsmål fra Rødt om personsensitive dokumenter er på avveie.

– Ikke full oversikt

Deler av elevarkivene fra Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund er avlevert til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal (IKA MR), men tidligere Haram kommune har ikke levert elevarkiv dit.

– Det er gjort tiltak for å kartlegge og innhente papirarkiv som har vært plassert på skolene. Dette arbeidet er enda ikke fullført, og en ny kartlegging er pågående. Så langt har vi ikke den fulle oversikten over alle arkiv ved skolene, seier virksomhetsleder for teknologi og innovasjon, Helge Veum.

Ålesund kommune vil samtidig påpeke at dagens digitale praksis er i samsvar med regelverket, og at de har god kontroll på dagens arkivdanning i kommunen.