Rapport fra kommunerevisjonen om virksomhetsleder i Bingsa-saken:

Kobles til anbudsprosess

Ifølge kommunerevisjonen var virksomhetsleder involvert i prosessen som endte med at ektemannens selskap fikk oppdrag for Bingsa Næring. Virksomhetslederen avviser dette.

Bingsa Næring: Flere forhold på Bingsa Næring skal tas opp når kontrollutvalget til bystyret skal møtes i dag.  Foto: Morten Hjertø

Lyttende: Rådmann Astrid Eidsvik står fortsatt ved at selskapene hadde like konkurransevilkår, men sier at hun avventer kontrollutvalgets behandling i dag. Arkivfoto: Staale Wattø  Foto: Staale Wattø

DETTE ER SAKA
  • Kontrollutvalget skal ha møte fredag.
  • I et notat fra kommunerevisjonen kobles virksomhetsleder Sigrun Jahren til anbudet som ga ektemannens selskap kontrakten.
  • Jahren avviser koblingen overfor Sunnmørsposten.
  • I samme notat kommer det fram tre nye, pluss to–tre nye tvilstilfeller i samband med innkjøp knyttet til Bingsa. Dette ble omtalt i Sunnmørsposten onsdag.
  • Foreløpig er det ikke lagt fram skriftlige avtaler/kontrakter.
  • Andre anskaffelser vil også bli tema i møtet.
pluss

Det kommer fram i et notat kommunerevisjonen har utarbeidet. Saka skal opp i kontrollutvalgets møte i dag. Som Sunnmørsposten tidligere har skrevet, har Sigrun Jahren, virksomhetsleder for vann, avløp og renovasjon, anvist til sammen 141.562 kroner til ektemannens foretak, Frozt Solutions.

Den siste fakturaen ble anvist av Jahren 5. januar 2015. Samtidig som dette konkurrerte Frozt Solutions med andre aktører om en kontrakt med Bingsa til en verdi av 456.500 kroner.

COWI AS, Multiconsult AS, Hjellnes Consult AS og Frozt Solutions leverte inn tilbud. Oppdraget gjaldt «konsulenttjenester for visualisering av Bingsa avfallsplass og planlegging av nytt overskuddsmassedeponi».

26. februar 2015 inngikk kommunen kontrakt med Frozt.

ALT OM BINGSA-SKANDALEN

– Konkurrert på likt grunnlag

Det var innkjøpsavdelingen (Konserninnkjøp) i Ålesund kommune som hadde ansvar for anbudskonkurransen og valget av Frozt. Kommunerevisjonen har forstått det slik at verken kommunalsjefer eller Konserninnkjøp var klar over at Frozt allerede leverte og fikk betalt for oppdrag til Bingsa samtidig som de leverte tilbud.

Rådmannen har etter revisjonens syn «gitt en grundig redegjørelse for at dette ikke er overlappende prosjekt, men er forskjellige innkjøp som må vurderes separat», skriver revisjonen i notatet.

Da Sunnmørsposten skrev om at Jahren anviste fakturaene, forsikret både rådmann Astrid Eidsvik og innkjøpssjef Jonny Indrevåg om at det hadde vært en reell anbudskonkurranse:

– Ja, det har det. Selskapene har hatt like konkurransevilkår, sa Eidsvik 2. mai.

– De fakturaene jeg har attestert gjelder anskaffelsen konserninnkjøp har gjennomført og som er omtalt i Sunnmørsposten tidligere. Der er reglene fulgt og anbudsrunden har vært reell, sa Indrevåg angående fakturaer fra Frozt etter anbudskonkurransen.

26. april, på spørsmål om det ikke var uheldig at oppdraget ble tildelt VAR-sjefens ektemann, svarte Indrevåg følgende:

– Det er en utfordring, men en kan ta de nødvendige forbehold. Brate har konkurrert på lik linje med alle andre. Det er ikke uheldig i seg selv. Greit nok at hun er VAR-sjef, men dette er ikke noe tilpassa bestillingsverk for å si det sånn.

Ga oppdrag uten kontrakt

Ekspert: – Svært alvorlige feil

«Betydelig avvik»

Nå har kommunerevisjonen hentet inn dokumenter som tyder på at Jahren deltok i prosessen med å utarbeide konkurransegrunnlaget.

Revisjonen har også avdekket at Ålesund kommune fikk et brev som varslet om et «betydelig avvik».

12. desember 2014 ble oppdraget lyst ut på anbud.

6. januar 2015 sendte Rådgivende Ingeniørers Forening et brev til Ålesund kommune. De «er blitt kjent med et tilfelle hvor Ålesund kommune gjør betydelig avvik fra omforente bransjekontrakter for rådgivertjenester utarbeidet av Standard Norge.». Foreningen ber om at dette blir endret, noe de også mener kan øke interessen for oppdraget hos potensielle tilbydere. Konserninnkjøp svarer at utlysningen ikke er i strid med regelverket, og at de vurderer kontrakten til å være balansert og dekkende, skriver kommunerevisjonen.

Hadde rolle i selskapet

Revisjonen framstiller den videre prosessen slik:

12. januar 2015 gjennomføres tilbudsåpning av Konserninnkjøp.

22. januar 2015 blir det gjennomført kredittvurdering av Frozt Solutions. Det fremgår i kredittvurderingen at Sigrun Jahren har prokura i foretaket, skriver kommunerevisjonen.

Dette betyr at Jahren hadde myndighet til å handle på vegne av Frozt Solutions.

Les også: Politiet åpner etterforskning mot flere i Ålesund kommune

Deltok på møter – snakket om konkurrent

Til tross for båndene til en av leverandørene, deltok Sigrun Jahren ifølge rapporten fra kommunerevisjonen 29. januar 2015 i et møte med Charlotte Guldbrandsen (Konserninnkjøp) og Per Oskar Slinning (teamleder Bingsa).

– I referatet er det tydelig at det blir gitt informasjon til Konserninnkjøp om hva som bør vektlegges ved beslutning av tildeling av oppdrag, konkluderer kommunerevisjonen.

Referatet, som er titulert «Notater fra møte med Sigrun og Per Oskar – 29.01.2015», ligger vedlagt notatet fra revisjonen. Der listes det opp åtte punkter. Blant annet står det at visualisering er «det absolutt viktigste» og at leverandøren kan gjennomføre et tilrettelagt program, herunder opplæring av ansatte.

Les også: Mener politiet bør etterforske virksomhetsleder

Til sist står det i møtereferatet at det ikke er en absolutt nødvendighet med erfaring fra et helt likt prosjekt, men at det viktige er at man viser god oppgaveforståelse og har brukt teknologien som det forutsettes. Her nevnes også en konkret leverandør:

«Misnøye med COWI: 4 prosjekter hvor det gitt inn rapporter som ikke holder mål. Dette er det rapportert tilbake til COWI om».

26.02.2015 inngikk kommunen kontrakt med Frozt Solutions. I begrunnelsen står det at Frozt skilte seg positivt ut på enkelte punkter, blant annet erfaring med visualisering, tilgjengelighet og mulighet for fysisk oppmøte og oppgaveforståelse.

– Har ikke svart på innkallingen

Sunnmørsposten har bedt Jahren om kommentar til innholdet i rapporten. Hun svarer dette i en e-post:

«Når det gjelder dette anbudet, så gikk det i sin helhet via innkjøpsavdelingen. Jeg var ikke involvert i evaluering eller annet arbeid relatert dette, nettopp pga faren for inhabilitet. Det var i hele prosessen åpne kort mellom meg og innkjøpsjef Jonny Indrevåg relatert min relasjon.»

Videre skriver Jahren:

«Jeg kan se i min kalender at Jonny Indrevåg hadde innkalt Charlotte Gulbrandsen, Per Oskar Slinning og meg til et møte den 29/1, men jeg har ikke svart på innkallingen (noe jeg alltid gjør for å få møtene inn i kalenderen). «Notat fra møte» som det vises til og som er vedlagt i din epost kjenner jeg ikke til ut fra mine notater. Den 29/1-15 hadde teamlederne i VAR ifølge min kalender heldags arbeidsseminar der vi diskuterte struktur og strategi i VAR.»

Jahren opplyser til slutt:

«Mulig innleie av min ektefelles kompetanse ble diskutert i møte med min daværende kommunalsjef i april 2014.»

Gulbrandsen har sluttet i Ålesund kommune og ønsker ikke å kommentere saken.

– Burde hentet inn ekstern ekspertise

Selv om det er Konserninnkjøp som i siste instans har evaluert og tildelt oppdraget, henter de ofte inn informasjon fra virksomhetene/fagavdelingene for å kunne evaluere tilbud.

«Det er også nødvendigvis slik at desto mer avansert en anskaffelse er, desto større del av premissene blir gitt av fagavdelingen. Kommunerevisjonen anser denne anskaffelsen som faglig avansert, og det reiser spørsmålet om det ikke skulle vært leid inn ekstern teknisk ekspertise til å hjelpe med anskaffelsen, da det kan stilles spørsmål ved fagavdelingens habilitet», skriver revisjonen i notatet.

Kommunerevisjonen slår fast at det i denne saka burde vært hentet inn ekstern ekspertise.

– Innleie var etter vårt syn uavhengig av dette nødvendig for å sikre at det i ettertid ikke blir stilt spørsmål om hvorvidt anskaffelsen var på forretningsmessig like vilkår, skriver kommunerevisjonen.

– Avventer kontrollutvalget

– Jeg har ingen kommentar utover det som er belyst i kommunerevisjonen sin rapport. Vi avventer nå kontrollutvalget sin behandling, sier rådmann Astrid Eidsvik, med henvisning til at kommunerevisjonen har fått tilbakemeldinger

– Du har tidligere uttalt at selskapene har hatt like konkurransevilkår. Står du ved dette i dag?

– Ja, jeg ser ikke noe grunnlag for at det ikke står ved lag per i dag. Men dette er noe som skjedde før jeg ble ansatt som rådmann, så jeg er lyttende til hva som har skjedd, og avventer kontrollutvalgets behandling, sier Eidsvik.

Fra kommunens stedfortredende kommunikasjonssjef Christine Rørvik fikk Sunnmørsposten torsdag følgende kommentar til rapporten:

«Kommunen mener saken er tilstrekkelig belyst gjennom Kommunerevisjonens samlede vurderinger. Vi viser til denne for svar på de spørsmålene dere stiller.»