I slutten av november i fjor sendte styrelederen i Klatreklubben i Ålesund en e-post til den fylkeskommunale prosjektlederen for Spjelkavik Arena i Ålesund. Meldingen var klar: Klubben vurderte å trekke seg som fremtidig leietaker i den planlagte idrettshallen.

Årsaken var at klubben ikke kunne forplikte seg til årlige leieutgifter på 1,3 millioner kroner, slik forutsetningen er i prosjektet.

«Dette er en så høy sum at vi ser det som lite realistisk at Klatreklubben Ålesund skal kunne betjene en slik årlig kostnad», skrev styrelederen i e-posten.

SMS: Tekstmeldinger mellom styrelederen i Spjelkavik IL og bygg- og eiendomssjefen etter at formannskapet i Ålesund vedtok å garantere for fylkets leieinntekter i den planlagte Spjelkavik Arena.

Ble ikke informert

Tre dager etter at styrelederen sendte e-posten, vedtok Ålesund formannskap å garantere for leieutgiftene til klatreklubben og tre andre klubber og idrettslag i Spjelkavik Arena. Flertallet i bystyret gikk inn for det samme 12. desember.

Enkelt forklart: Etter krav fra fylkeskommunen garanterte politikerne i Ålesund for utgifter til en klubb som har gitt beskjed om at den mest sannsynlig ikke vil klare å betale leien. Til sammen er det snakk om over 30–35 millioner kroner over en 30 års periode.

Dette kunne skje fordi e-posten aldri ble videresendt til hverken ledelsen i fylket eller til Ålesund kommune. Den ble heller aldri arkivert og journalført – slik den skal. Klatreklubbens syn på egen betalingsevne ble derfor aldri kjent for politikerne.

Kunnskapen om e-posten er et resultat av en begjæring om innsyn i all korrespondanse mellom fylket og de fire klubbene som har vært i dialog med fylket om idrettshallen. Det fantes nemlig ikke spor av slik korrespondanse i fylkets postjournal.

Bygg- og eiendomssjefen i fylket responderte først ikke på kravet om innsyn i disse dokumentene. Etter skriftlige og muntlige purringer var svaret så at det ville ta måneder å gi et slikt innsyn. Først etter «trussel» om klage direkte til fylkesrådmannen – ble korrespondansen oversendt.

Det var ingen enkeltstående glipp at e-posten fra klatreklubben ikke hadde blitt arkivert. Den var bare ett av mange brev og e-poster i denne saken som aldri er blitt arkivert og journalført slik de skal. Om alt er gjort tilgjengelig, vet bare de involverte svaret på.

Hvem er byggherren?

Innsynskravet avslørte åpenbare brudd på både arkivloven og offentlighetsloven. Korrespondansen avdekker også et tett samarbeid mellom fylkets eiendomsavdeling og Spjelkavik idrettslag.

Ifølge saksdokumentene innledet Spjelkavik IL og Møre og Romsdal fylkeskommune i 2013 en dialog om å bygge en hall. Men tanken om å opprette et aksjeselskap som skulle stå for byggingen, ble skrinlagt. Hallen er nå fullt og helt et fylkeskommunal prosjekt.

Til tross for dette, etterlater korrespondansen et inntrykk av et idrettslag som nærmest opptrer som en byggherre i kompaniskap med fylket.

Hvilke politisk vedtak – om noen – som ligger til grunn for å gi Spjelkavik idrettslag denne rollen, er høyst uklart.

Realiseringen av Spjelkavik Arena er basert på en unik modell. Det har ikke vært mulig å finne en eneste parallell i Norge, der en offentlig byggherre (fylke) bygger et idrettsanlegg for fire utvalgte idrettslag og klubber – i tillegg til egen skole – for så å be en annen offentlig instans (kommune) stille en garanti for at leietakerne betaler for seg i 30 år.

Det kan også være grunn til å stille spørsmål ved lovligheten av selve garantien som er gitt. Ifølge kommuneloven og EØS-reglene er det ikke tillatt å gi kommunale garantier til eliteidrett, slik Spjelkavik idrettslag har en ambisjon om at deler av idrettslaget skal drive.

En offentlig anskaffelse

Det er umulig å finne dokumentasjon på hvilken prosess som ledet frem til utvelgelsen av de fire idrettslagene. Hvordan hallen skal drives, er heller ikke viet særlig oppmerksomhet. I saksdokumentene står det imidlertid at «drift og forvaltning vil eventuelt skje i samarbeid med Spjelkavik idrettslag».

Men et slikt oppdrag kan ikke fylket gi til Spjelkavik IL uten videre.

Dersom leieforholdet skal kobles opp mot kjøp av tjenester – som vakthold og renhold – kommer dette under anskaffelsesreglementet.

Offentlige idrettsanlegg er ikke noe unntak. Dette har Klagenemnda for offentlige anskaffelse (Kofa) slått fast i den såkalte Verdal-avgjørelsen. En driftsavtale knyttet til et offentlig idrettsanlegg skal utlyses på en slik måte at samtlige idrettslag i kommunen – og eventuelt også andre aktører – får anledning til å søke. Men disse spørsmålene er ikke blitt vurdert i denne saken.

I sakspapirene vurderes heller ikke prosjektets forhold til et klart prinsipp i norsk anleggsbygging. Idrettsanlegg som i hovedsak er finansiert av offentlige midler skal komme alle til gode – under like vilkår.

Ingen hall for alle

I arbeidet med Spjelkavik Arena har fylket gått bort fra likhetsprinsippet. I saksdokumenter kommer det i stedet frem at Spjelkavik idrettslag skal gis en eksklusivitet på leie av en tredjedel av hallen 24 timer i døgnet. I tillegg skal hele hallen kunne disponeres av Spjelkavik IL minst ti helger i året. Dersom Spjelkavik IL selv får velge disse helgene, kan det bli få helger i vinterhalvåret igjen til andre.

I praksis kan det bli svært vanskelig for andre lag å leie hele hallen. Ved å sitte på bruksretten til en tredjedel av hallen, kan Spjelkavik idrettslag blokkere for andre arrangører som ønsker å benytte hele hallen.

Modellen kan også åpne opp for spekulativ fremleie, hvis det ikke kommer klare klausuler om dette i leieavtalene.

Sakspapirene avdekker en favorisering av fire idrettslag, uten at noen av de fire bidrar nevneverdig til finansieringen. De har fått fylket til å bygge en hall for seg, mens fylket har fått kommunen til å garantere at de gjør opp for seg.

Den underslåtte e-posten bekrefter at garantien representerer en større risiko enn det kommunen trolig har vært klar over.