Sigrun Jahren er toppsjef for vann, avløp og renovasjon (VAR) i Ålesund kommune. Ved årsskiftet 2014/2015 betalte hun ut tre fakturaer verdt nærmere 150.000 kroner til ektemannens enkeltpersonforetak, Frozt Solutions, for oppdrag i Bingsa.
Like etter ble det utlyst en anbudskonkurranse hvor ektemannens foretak konkurrerte med Multiconsult, Hjellnes Consult og Cowi.
Sunnmørsposten kan nå dokumentere hvordan kona, og VAR-sjef, Sigrun Jahren, har vært inne i prosessen som førte til at ektemannen fikk oppdrag verdt i overkant av 450.000 kr.
I forbindelse med at Bingsa skulle opprette et nytt deponi, var det behov for såkalt visualisering.
Tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget Sigrun Jahren står som forfatter av var; Gjennomføringsevne, dokumentert kompetanse, oppgaveforståelse, timepris og oppstartstidspunkt – i tillegg til minstekrav. Flere av disse kriteriene finner vi igjen i endelig kontrakt.
Hittil ukjent e-post
2. februar 2015 får Multiconsult AS et brev fra Ålesund kommune. Her beklager kommunen at de må meddele at Multiconsult sitt tilbud i konkurransen må avvises.
Bakgrunnen er at tilbudet avviker fra konkurransegrunnlaget.
Sunnmørsposten kan nå fortelle at virksomhetsleder Sigrun Jahren var inne i anbudskonkurransen før Multiconsult ble avvist.
5. januar 2015 får teamleder på Bingsa, Per Oskar Slinning, en hittil ukjent e-post fra innkjøpsavdelingen.
«Det er vanskelig for oss å gi en snittpris når vi ikke har fått noen føringer på hvilke fag dere ønsker mest bistand fra», heter det.
Videre: «Innsamling og systematisering av støy- og støvdata i samarbeid med kommunens driftsavdeling: Kan vi her gå ut fra at kommunen står for innsamlingen av støvdata i samarbeid med konsulent, eller kan dere spesifisere nærmere hva det er forventet at konsulent skal gjøre og hva kommunen skal gjøre?», skriver rådgiver på innkjøp.
Slinning sender mailen videre til Sigrun Jahren, som svarer:
– Både Kontrollutvalget og revisjonen er kjent med at virksomhetsleder (Sigrun Jahren) har gitt innspill til denne konkurransen, uttaler innkjøpssjef Jonny Indrevåg i Ålesund kommune.
Ikke kjent med epost
– Epost fra 5. januar fra Sigrun Jahren var ikke kommunerevisjonen kjent med. Den endrer ikke konklusjonen vår, bekrefter seniorrådgiver Kurt Anders Løvoll.
Kommunerevisjonen har konkludert med at innleie av ekstern kompetanse var nødvendig for å sikre at det ikke ble stilt spørsmål ved om anskaffelsen skjedde på forretningsmessige like vilkår.
Ekstern kompetanse ble aldri hentet inn av innkjøpsavdelingen i prosessen.
– Den e-posten du refererer har ikke Kontrollutvalget behandlet, bekrefter avtroppende leder Torgrim Finnes.
Han mener e-posten burde inngått i sakskomplekset, og sier den viser at det har vært en uryddig prosess.
Nekter for å ha deltatt i evaluering
En gjennomgang viser også at Jahren får tilsendt e-post knyttet til andre tilbydere ektemannen konkurrerer mot.
Rådgiver på innkjøpsavdelingen ber også Slinning og Jahren fylle ut tildelingskriteriene.
Sunnmørsposten har bedt om innsyn i alle e-poster sendt til/fra saksbehandler.
Sigrun Jahren har kun lagt fram e-posten over, som hun har mottatt sammen med Per Oskar Slinning i anbudskonkurransen.
På begge sider av bordet
22. januar 2015 henter Ålesund kommune inn en kredittvurdering av ektemannens firma, Frozt Solutions. Her står det svart på hvitt at Sigrun Jahren er prokura. Det betyr at hun har fullmakt til å handle på vegne av foretaket.
Skal ha deltatt i møte
Ifølge et notat saksbehandler har skrevet, deltok Jahren og Slinning i et møte i forkant av at kommunen skulle gjøre seg opp en mening om hvem som skulle vinne kontrakten.
I «Notater fra møte med Sigrun og Per Oskar – 29.01.2015» kommer det fram vurderinger rundt de som har gitt tilbud.
Det kommer også fram hva fagavdelingen anser som viktig.
Sigrun Jahren har avvist at hun deltok i dette møtet, og har hevdet at hun var opptatt i seminar hele den aktuelle dagen.
Gir Frozt toppscore
Før endelig kontraktinngåelse får fagavdelingen mulighet til å vurdere alle tilbyderne.
Multiconsult er på dette tidspunktet avvist av Ålesund kommune.
Disse karakterene får Cowi/Hjellnes Consult (1-10):
Reisetid: 5/5.
Oppmøtekostnad: 4/8.
Pris: 10/9,61.
Erfaring: 8/8.
Plan for gjennomføring: 4/2.
Teknisk kompetanse: 10/10.
Erfaring med visualisering: 8/8.
Kunnskap og erfaring sett opp mot bruk av redigert foto- og filmmateriale: 0/0.
Oppstartstidspunkt 10/10.
Frozt Solutions får derimot 10 i poengscore på alle kriterier, bortsett fra pris hvor foretaket får 9,75.
Frozt Solutions kom med et tilbud på 456.500 kroner. Cowi var billigere for Ålesund kommune med en pris på 445.250 kroner.
Etter at fagavdelingen har vurdert tilbyderne gjør Ålesund kommune sin endelige evaluering. Cowi ender på 9,17, Hjellnes på 8,83 og Frozt Solutions får 9,67 i poeng (1-10).
Kjenner seg ikke igjen
– Jeg kjenner meg ikke igjen i saken slik denne er fremstilt her. Jeg kan ikke akseptere påstander om at jeg sitter på begge sider av bordet og har vært aktivt inne i prosessen. Dette er uriktige påstander. Dette har vært en åpen prosess hvor regelverket har blitt fulgt. Utover dette ønsker jeg ikke å kommentere saken, svarer Sigrun Jahren etter å ha fått oversendt et utkast til denne saka.
– Kan du utdype hva som er uriktig?– Som jeg allerede har påpekt, er framstillingen helt feil, og den gir et bilde som ikke samsvarer med virkeligheten. Det er svært alvorlig. Utover dette ønsker jeg ikke å kommentere saken.
Har ikke mottatt klager
Innkjøpssjef Jonny Indrevåg sier at denne konkurransen har vært kunngjort offentlig, slik at alle leverandørene i markedet har hatt anledning til å levere tilbud.
– Ingen av de fire tilbyderne som leverte tilbud har henvendt seg til ansvarlig innkjøper for denne konkurransen, innkjøpssjef eller klageorganet for offentlig anskaffelser (KOFA) med eventuelle uenigheter i forbindelse med denne konkurransen, påpeker Indrevåg.
Han forteller at konserninnkjøp er avhengig av innspill fra fagavdelingene for å kunne lage et konkurransegrunnlag og også bedømme tilbudene.
– Dette betyr ikke at de er med å avgjøre konkurransen. Dette gjøres av Konserninnkjøp, påpeker Indrevåg.
Ålesund kommune gir alle leverandører tilbakemelding om hvordan tilbudene er vurdert sett opp mot hverandre.